Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:

HolistIT
Inhaber: Gregor Flachs
Quartiersweg 6
10829 Berlin
Deutschland

E-Mail: datenschutz@holistit.eu
Telefon: +49 176 31071357

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, zur Bearbeitung von Kontaktanfragen, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Hierzu gehören insbesondere Kontaktdaten, Kommunikationsinhalte, technische Zugriffsdaten und Vertragsdaten.

3. Bereitstellung und Hosting der Website

Diese Website wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, betrieben. Der von uns gewählte Serverstandort befindet sich in Nürnberg, Deutschland.

Beim Aufruf der Website können durch den Webserver automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles verarbeitet werden. Dabei können insbesondere folgende Daten anfallen:

IP-Adresse des zugreifenden Geräts,
Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
aufgerufene Seite oder Datei,
übertragene Datenmenge,
Referrer-URL,
Browsertyp und Browserversion,
Betriebssystem und
HTTP-Statuscode.

Die Verarbeitung erfolgt, um die Website technisch bereitzustellen, ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten sowie technische Fehler und missbräuchliche Zugriffe erkennen und abwehren zu können.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und fehlerfreien Bereitstellung unseres Internetauftritts.

Server-Logfiles werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. Sofern Daten zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden, können sie bis zum Abschluss des jeweiligen Vorgangs gespeichert bleiben.

Mit Hetzner wurde ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

4. Kontaktformular

Auf unserer Website stellen wir ein Kontaktformular zur Verfügung. Wenn Sie uns darüber kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten. Hierzu können insbesondere folgende Angaben gehören:

Name,
E-Mail-Adresse,
Unternehmen,
Telefonnummer, sofern angegeben,
Betreff und Inhalt Ihrer Nachricht sowie
Zeitpunkt der Übermittlung.

Pflichtfelder sind als solche gekennzeichnet. Ohne die erforderlichen Angaben können wir Ihre Anfrage gegebenenfalls nicht bearbeiten.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und der damit verbundenen Kommunikation.

Bezieht sich Ihre Anfrage auf die Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags, ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Bei sonstigen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sachgerechten Bearbeitung und Beantwortung von Anfragen.

Die Daten werden gelöscht, sobald Ihre Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, vertraglichen Gründe oder berechtigten Interessen an einer weiteren Speicherung bestehen. Eine Anfrage gilt grundsätzlich als abschließend bearbeitet, wenn sich aus den Umständen ergibt, dass der betroffene Sachverhalt geklärt ist.

5. Kundenverwaltung mit Frappe CRM

Die über das Kontaktformular übermittelten Daten werden über eine Programmierschnittstelle an unser Kundenverwaltungssystem Frappe CRM übertragen. Das CRM-System wird von uns selbst auf Servern bei Hetzner in Deutschland betrieben.

Im CRM verarbeiten wir insbesondere Kontakt-, Kommunikations- und gegebenenfalls Vertragsdaten. Die Verarbeitung dient der strukturierten Bearbeitung von Anfragen, der Dokumentation der Kommunikation, der Kundenverwaltung sowie der Anbahnung und Durchführung von Geschäftsbeziehungen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags erforderlich ist. Im Übrigen erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer effizienten und nachvollziehbaren Verwaltung von Interessenten- und Kundenanfragen.

Die Daten werden gelöscht, wenn sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

6. E-Mail-Kommunikation mit Microsoft 365

Für unsere geschäftliche E-Mail-Kommunikation nutzen wir Microsoft 365 beziehungsweise Microsoft Exchange Online. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.

Wenn Sie uns per E-Mail oder über das Kontaktformular kontaktieren, können Ihre Kontaktdaten, die Inhalte Ihrer Nachricht und damit verbundene Kommunikations- und Metadaten innerhalb von Microsoft 365 verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Durchführung der geschäftlichen Kommunikation und gegebenenfalls zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, sofern die Kommunikation im Zusammenhang mit einem Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen steht. Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer sicheren und effizienten geschäftlichen Kommunikation.

Mit Microsoft bestehen vertragliche Vereinbarungen zum Datenschutz und zur Auftragsverarbeitung. Microsoft kann im Rahmen der Leistungserbringung verbundene Unternehmen und Unterauftragsverarbeiter einsetzen. Soweit dabei personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage der datenschutzrechtlich vorgesehenen Garantien, insbesondere Angemessenheitsbeschlüssen oder EU-Standardvertragsklauseln.

E-Mails werden gelöscht, wenn sie für die Kommunikation und Geschäftsbeziehung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

7. E-Mail-Versand über SMTP2GO

Für den technischen Versand bestimmter E-Mails nutzen wir den Dienst SMTP2GO. Anbieter ist Sand Dune Mail Ltd, 96-106 Manchester Street, Christchurch 8011, Neuseeland.

Beim Versand können insbesondere die E-Mail-Adresse des Empfängers, die Absenderadresse, der Inhalt der E-Mail sowie technische Versand- und Zustelldaten verarbeitet werden. Die Verarbeitung ist erforderlich, um E-Mails zuverlässig zu versenden und deren Zustellung technisch zu überwachen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, sofern die Nachricht der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient. Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Versand geschäftlicher E-Mails.

Unser SMTP2GO-Konto ist dem europäischen Dienstbereich zugeordnet. SMTP2GO kann dennoch verbundene Unternehmen oder Unterauftragsverarbeiter einsetzen. Soweit eine Übermittlung in ein Land außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfindet, erfolgt sie auf Grundlage der datenschutzrechtlich vorgesehenen Garantien.

SMTP2GO speichert technische Aktivitäts- und Versanddaten abhängig von der Konfiguration und dem gebuchten Tarif. E-Mail-Header und bestimmte Versandinformationen werden standardmäßig für einen begrenzten Zeitraum vorgehalten.

8. Cookies und lokale Speichertechnologien

Diese Website setzt keine Cookies oder vergleichbaren Speichertechnologien zu Analyse-, Marketing- oder Personalisierungszwecken ein.

Soweit technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speichertechnologien eingesetzt werden, dienen diese ausschließlich der Bereitstellung ausdrücklich gewünschter Funktionen und der Sicherheit der Website. Die Speicherung beziehungsweise der Zugriff erfolgt in diesem Fall gemäß § 25 Abs. 2 TDDDG. Eine gegebenenfalls damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

9. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden nur an Empfänger übermittelt, soweit dies zur Erfüllung der beschriebenen Zwecke erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder eine andere datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage vorliegt.

Zu den möglichen Empfängern gehören insbesondere:

Hosting- und IT-Dienstleister,
E-Mail- und Kommunikationsdienstleister,
technische Auftragsverarbeiter und
Behörden oder sonstige öffentliche Stellen bei Bestehen einer gesetzlichen Verpflichtung.

10. Speicherdauer

Sofern in dieser Datenschutzerklärung keine konkrete Speicherdauer genannt ist, speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist.

Anschließend werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, insbesondere handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten, entgegenstehen. Daten können darüber hinaus gespeichert werden, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

11. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Soweit wir eine Einwilligung einholen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Ist die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, erfolgt sie gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.

Ist die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, erfolgt sie gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

Erfolgt die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der Interessen eines Dritten und überwiegen nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO die Rechtsgrundlage.

12. Ihre Rechte

Ihnen stehen nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte zu:

das Recht auf Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO,
das Recht auf Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO,
das Recht auf Löschung personenbezogener Daten gemäß Art. 17 DSGVO,
das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
das Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO,
das Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen gemäß Art. 21 DSGVO und
das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich unter datenschutz@holistit.eu an uns wenden.

13. Widerspruchsrecht

Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.

Wir verarbeiten die betreffenden personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

14. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Die für unseren Unternehmenssitz zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59-61
10555 Berlin
Deutschland

Sie können sich auch an eine andere zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden, insbesondere an die Behörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes.

15. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Zerstörung, Manipulation sowie vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Die Website wird verschlüsselt über HTTPS übertragen.

Wir passen unsere Sicherheitsmaßnahmen entsprechend der technologischen Entwicklung und dem jeweiligen Risiko regelmäßig an.

16. Automatisierte Entscheidungen

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet im Rahmen dieser Website nicht statt.

17. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich die Rechtslage, die Website oder die von uns eingesetzten Dienste ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.

Stand: Juli 2026